Cuando tu empresa paga a un proveedor, a veces no le entregas el 100% del valor: una parte la retienes y la trasladas al SRI a nombre de ese proveedor. Eso es una retención en la fuente, y si te designaron agente de retención, es una de tus obligaciones más constantes —y donde más se equivoca la gente, porque los porcentajes cambian por resolución y aplicar el que no toca genera correcciones, glosas y comprobantes mal emitidos.
En esta guía te explicamos, con tuteo profesional y sin tecnicismos innecesarios, qué son las retenciones de IR e IVA, quién es agente de retención, cómo funciona el comprobante de retención electrónico, cómo saber qué porcentaje aplicar, cómo se declaran en los formularios 103 y 104, y cuáles son los errores más comunes. Al final verás cómo un software calcula y emite tus retenciones sin que memorices tablas que caducan.
Nota de vigencia importante: los porcentajes de retención de Impuesto a la Renta e IVA, los códigos de retención y los conceptos sujetos a retención cambian por resolución del SRI. En esta guía no citamos porcentajes concretos, porque quedarían desactualizados: usamos marcadores como "según la resolución vigente". Confirma siempre las tarifas y códigos del ejercicio en curso en sri.gob.ec o con tu contador antes de emitir un comprobante de retención.
¿Qué es una retención en la fuente?
Una retención en la fuente es el mecanismo por el cual quien paga (el agente de retención) descuenta, en el momento del pago o del registro del gasto, un porcentaje del valor y lo entrega directamente al SRI a cuenta del impuesto que le corresponde al que cobra (el proveedor).
Es un anticipo del impuesto, no un impuesto extra:
- Para el proveedor, esa retención es un crédito tributario: la descuenta del impuesto que él mismo debe pagar. No pierde el dinero; lo "adelantó" a través de quien le pagó.
- Para el SRI, es una forma de recaudar en el momento de la transacción y de tener trazabilidad de las operaciones.
En Ecuador hay dos grandes tipos de retención en la fuente que vas a manejar:
- Retención de Impuesto a la Renta (IR): se aplica sobre pagos que constituyen renta para quien los recibe (servicios, honorarios, arriendos, compra de bienes, etc.), según el concepto y el porcentaje vigente.
- Retención de IVA: se aplica sobre el IVA de ciertas adquisiciones, reteniendo un porcentaje del IVA facturado, según el tipo de operación y de proveedor.
Cada una tiene sus conceptos, sus porcentajes y sus códigos, y ambas se sustentan con un comprobante de retención.
¿Quién es agente de retención?
Agente de retención es el contribuyente al que la normativa le asigna la obligación de retener cuando paga. No cualquiera retiene: se es agente de retención por disposición de la ley o por designación del SRI. Típicamente lo son:
- Las sociedades (compañías).
- Las personas naturales obligadas a llevar contabilidad.
- Los contribuyentes especiales y otros que el SRI designe.
- Empleadores respecto de la retención del IR de sus trabajadores en relación de dependencia (un caso particular de retención en la fuente).
Si eres agente de retención, tienes tres obligaciones encadenadas: retener el porcentaje correcto, emitir el comprobante de retención al proveedor, y declarar y pagar al SRI lo retenido dentro del plazo.
Verifica tu condición: que seas o no agente de retención —y sobre qué operaciones— depende de tu tipo de contribuyente y de las designaciones del SRI. Si no estás seguro, confírmalo en el SRI o con tu contador; retener cuando no debes (o no retener cuando sí) genera problemas para ambas partes.
El comprobante de retención electrónico (código 07)
El comprobante de retención es el documento con el que dejas constancia de la retención que practicaste. Hoy se emite de forma electrónica (documento código 07), firmado y autorizado por el SRI, igual que una factura electrónica.
Puntos clave del comprobante de retención electrónico:
- Lo emite el agente de retención, no el proveedor.
- Detalla qué retuviste: el tipo (IR o IVA), el concepto/código de retención, la base sobre la que retienes y el porcentaje aplicado.
- Referencia el comprobante que originó el pago (normalmente la factura del proveedor).
- Se firma con tu certificado electrónico (.p12) con el estándar XAdES-BES, se autoriza ante el SRI y se entrega al proveedor (XML + RIDE).
- El proveedor lo usa como crédito tributario: con él descuenta la retención de su propio impuesto.
Como cualquier documento electrónico del SRI, lleva su secuencial propio, correlativo y sin saltos, y su clave de acceso de 49 dígitos.
¿Cuándo se emite?
En general, el comprobante de retención se emite en el momento del pago o del registro del gasto/compra, dentro del plazo que fija la normativa. Emitirlo tarde, no emitirlo, o emitirlo con el porcentaje equivocado son de los errores más frecuentes (y más costosos) en este proceso.
¿Qué porcentaje de retención aplico?
Esta es la pregunta del proceso, y también la más delicada, porque no hay un porcentaje único: depende de qué estás pagando y a quién.
- En el IR, el porcentaje depende del concepto (servicios profesionales, arriendos, compra de bienes, transporte, publicidad, etc.) y del tipo de proveedor. Cada concepto tiene un código de retención y un porcentaje definido por la resolución vigente.
- En el IVA, el porcentaje de retención depende del tipo de bien o servicio y de la condición del proveedor y del comprador (por ejemplo, si el comprador es contribuyente especial o entidad pública). También se maneja por códigos.
Por eso lo importante no es memorizar tablas, sino tener claro el procedimiento:
- Identifica qué estás pagando (el concepto) y a quién (tipo de proveedor).
- Busca el código de retención que corresponde a esa operación en el catálogo vigente.
- Aplica el porcentaje asociado a ese código según la resolución vigente.
- Emite el comprobante de retención con ese código y porcentaje.
Los porcentajes cambian. Cuando el SRI emite una nueva resolución de retenciones, las tarifas de ciertos conceptos suben, bajan o aparecen conceptos nuevos, con una fecha de vigencia. Aplicar el porcentaje del año pasado tras un cambio es un error clásico. Verifica siempre las tarifas y códigos del ejercicio vigente —y, si usas software, que su catálogo esté actualizado a la última resolución.
Formularios 103 y 104: dónde se declaran las retenciones
Retener y emitir el comprobante es la primera mitad; la segunda es declarar y pagar lo retenido. Aquí entran dos formularios:
Formulario 103 — Retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta
En el Formulario 103 declaras, cada período, el total de las retenciones de IR que practicaste, desglosadas por concepto/código. Es tu rendición de cuentas al SRI de todo lo que retuviste de IR a tus proveedores y trabajadores en el período.
Formulario 104 — IVA (incluye las retenciones de IVA)
El Formulario 104 es la declaración del IVA, y en él también se reflejan las retenciones de IVA que efectuaste (y las que te practicaron). Consolida el IVA en ventas, el IVA en compras (crédito tributario) y las retenciones de IVA del período.
Ambos formularios deben cuadrar con el ATS: el detalle de retenciones que reportas en el Anexo Transaccional Simplificado tiene que coincidir con los totales del 103 y del 104. Y todo eso, a su vez, debe salir de los comprobantes de retención que emitiste. Si las tres cosas no se alimentan de la misma fuente, aparecen los descuadres.
Plazos: el 103 y el 104 vencen según el noveno dígito del RUC en el calendario tributario vigente. Verifica las fechas del ejercicio en curso; presentar tarde genera intereses y multas.
Errores comunes con las retenciones (y cómo evitarlos)
- Aplicar un porcentaje desactualizado. Usar la tarifa del año anterior tras una nueva resolución. → Mantén el catálogo de retenciones al día con la resolución vigente.
- Código de retención equivocado. Elegir un concepto que no corresponde a la operación. → Identifica bien qué pagas y a quién antes de emitir.
- No emitir el comprobante de retención (o emitirlo tarde). El proveedor se queda sin su crédito tributario y tú incumples. → Emite el 07 en el momento que exige la norma.
- Retener cuando no correspondía (o no retener cuando sí). Por no verificar tu condición de agente de retención o el tipo de proveedor. → Confirma tu obligación y la del proveedor.
- El 103/104 no cuadra con el ATS. Retenciones registradas en distintos lados. → Genera todo desde la misma contabilidad.
- Base de retención mal calculada. Retener sobre el valor equivocado (con o sin IVA, según corresponda). → Deja que el sistema calcule la base según el concepto.
- No registrar las retenciones que te practicaron. Pierdes crédito tributario propio. → Registra también tus retenciones recibidas.
Cómo un software calcula y emite tus retenciones
Llevar las retenciones "a mano" —consultando tablas de porcentajes, calculando bases, emitiendo el comprobante 07 por separado y después cuadrando el 103, el 104 y el ATS— es donde se van las horas y donde entran los errores. Un software contable hecho para Ecuador hace que la retención sea una consecuencia automática de registrar la compra o el pago.
Con ContiFinanzas, las retenciones IR e IVA funcionan así:
- Cálculo según los porcentajes vigentes: al registrar la compra y elegir el concepto, el sistema aplica el código y el porcentaje de la resolución vigente, sobre la base correcta. No memorizas tablas.
- Emisión del comprobante de retención electrónico (07): firmado con tu certificado .p12 (XAdES-BES), autorizado ante el SRI, con RIDE enviado al proveedor.
- Contabilización automática: cada retención genera su asiento de partida doble sin que lo digites aparte.
- Retenciones emitidas y recibidas en un solo lugar: controlas lo que retuviste a tus proveedores y también lo que te retuvieron a ti (tu crédito tributario).
- Insumo directo para el 103, el 104 y el ATS: como todo sale de la misma contabilidad, tus formularios y tu anexo cuadran entre sí.
- Catálogo actualizado por resolución: cuando el SRI cambia porcentajes, el catálogo se actualiza con las nuevas tarifas y su fecha de vigencia, para que apliques lo correcto según la fecha de la operación.
El resultado: retienes el porcentaje correcto, emites el comprobante sin fricción y llegas a la declaración con el 103, el 104 y el ATS ya cuadrados.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué es una retención en la fuente?
Es el porcentaje que el que paga (agente de retención) descuenta y entrega al SRI a cuenta del impuesto del que cobra. Para el proveedor es un crédito tributario: no pierde el dinero, lo adelanta. Aplica al Impuesto a la Renta y al IVA.
¿Quién debe actuar como agente de retención?
Generalmente las sociedades, las personas naturales obligadas a llevar contabilidad, los contribuyentes especiales y quienes el SRI designe, además de los empleadores respecto del IR de sus trabajadores. Tu condición específica depende de la normativa; confírmala en el SRI.
¿Qué porcentaje de retención aplico?
Depende del concepto (qué pagas) y del tipo de proveedor, tanto para IR como para IVA, y se maneja por códigos. Los porcentajes cambian por resolución del SRI, así que verifica siempre las tarifas y códigos del ejercicio vigente antes de emitir el comprobante de retención.
¿El comprobante de retención es electrónico?
Sí. El comprobante de retención (código 07) se emite de forma electrónica, firmado con tu certificado y autorizado ante el SRI, y se entrega al proveedor (XML + RIDE) como sustento de su crédito tributario.
¿En qué formulario declaro las retenciones?
Las retenciones de IR se declaran en el Formulario 103; las retenciones de IVA se reflejan en el Formulario 104. Ambos deben cuadrar con el ATS y salir de los comprobantes de retención emitidos.
¿Qué pasa si aplico un porcentaje equivocado?
El comprobante queda mal emitido: el proveedor podría reclamar, tu declaración no cuadra y puedes enfrentar correcciones o glosas. Por eso conviene calcular con un catálogo actualizado a la resolución vigente y verificar el concepto antes de emitir.
Controla tus retenciones sin memorizar tablas
Las retenciones no tienen por qué ser un dolor de cabeza: bien llevadas, son una consecuencia automática de registrar tus compras y pagos con el concepto correcto. La clave está en usar el porcentaje vigente, emitir el comprobante en el momento y que el 103, el 104 y el ATS salgan de la misma fuente.
Con ContiFinanzas, calculas la retención según la resolución vigente, emites el comprobante electrónico autorizado, lo contabilizas solo y alimentas tus formularios y tu anexo sin descuadres.
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Contenido informativo. Los porcentajes de retención, los códigos, los conceptos sujetos a retención, la condición de agente de retención y los plazos dependen de la normativa y resoluciones del SRI vigentes; verifica siempre en sri.gob.ec o con tu contador antes de tomar decisiones tributarias.